Zakładamy firmę w Polsce

Praca na własny rachunek to marzenie wielu etatowych pracowników, a także młodych ludzi dopiero wkraczających na rynek pracy. Jeśli ty również zastanawiasz się nad założeniem własnej działalności gospodarczej, z pewnością przydadzą ci się rady dotyczące tego, jak to zrobić, jaką formę prawną wybrać oraz jakich innych formalności dopełnić. Na szczęście od pewnego czasu sukcesywnie wprowadzane są pewne udogodnienia, które znacznie ułatwiają ten proces.

Pierwsze kroki przy zakładaniu firmy w Polsce

Własna działalność gospodarcza to swego rodzaju symbol sukcesu oraz marzenie wielu z nas. Taka forma zarabiania pieniędzy uznawana jest za bardziej ambitną i dającą większą swobodę. Nic dziwnego, że co roku spora liczba osób decyduje się na ten krok i udaje się do Urzędu Gminy z wnioskiem o wpisanie nowej firmy do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Nie da się ukryć, że praca na własny rachunek jest bardzo kusząca: daje poczucie wolności i niezależności oraz większą swobodę działania, pozwala na dużą elastyczność w kwestii godzin pracy czy ewentualnych urlopów, oferuje ogromne możliwości samorozwoju, daje większą pewność zatrudnienia (nie musimy się martwić o to, że zostaniemy zwolnieni i pozbawieni dochodów z dnia na dzień), a także pozwala na przekształcenie swojej pasji w źródło zarobków. Z drugiej strony, praca na etacie wiąże się z poczuciem bezpieczeństwa i brakiem ryzyka, daje możliwość wzięcia płatnego urlopu, nakłada na nas mniej obowiązków (nie musimy zajmować się biurokracją), a także daje regularne dochody. Trudno ocenić, która z tych możliwości jest obiektywnie lepsza – każda ma swoje wady i zalety, a wybór jednej z nich powinien zależeć od naszych indywidualnych potrzeb i predyspozycji. Pamiętajmy jednak, że podjęcie tej decyzji to dopiero początek – jeśli wybierzemy własną działalność gospodarczą, musimy dopełnić wielu formalności, dzięki którym wprowadzimy swój plan w życie.

Działalność czy etat, co wybrać?

Pierwszym krokiem do założenia swojej firmy jest zdobycie pieniędzy na jej otwarcie. Jeśli mamy własne oszczędności, sprawa jest prosta – najlepiej rozpocząć swoją przygodę z biznesem bez żadnych długów. Jeśli jednak nie dysponujemy potrzebną kwotą, możemy skorzystać z zewnętrznych form finansowania. Jeszcze do niedawna mogliśmy liczyć na bezzwrotne dotacje z Unii Europejskiej, jednak obecnie pozostały jedynie preferencyjne pożyczki przeznaczone dla nowych firm. Alternatywnym rozwiązaniem jest zdobycie dotacji z Urzędu Pracy (które przysługują osobom zarejestrowanym jako bezrobotne) lub kredyt gotówkowy w banku.

Następnie musimy wybrać nazwę firmy. Jeśli nasza działalność będzie jednoosobowa, wówczas w jej nazwie muszą się znaleźć nasze imię i nazwisko (do których możemy dodać inne słowa, które zasugerują profil działalności). Na tym etapie powinniśmy znać już przyszły profil działalności swojego biznesu, czyli to, czym będziemy się w jego ramach zajmowali. W momencie rejestrowania przedsiębiorstwa musimy podać kod PKD, czyli Polskiej Klasyfikacji Działalności Gospodarczej. W spisie tym istnieją unikalne kody dla każdego rodzaju działalności gospodarczej. Jeśli nasza firma będzie zajmowała się więcej niż jednym zagadnieniem, możemy podać kilka kodów.

Formy prawne prowadzania firmy w Polsce 

Kolejnym krokiem powinien być wybór formy prawnej naszego biznesu. Decyzja ta wpłynie m.in. na koszty, które będziemy musieli ponieść, czas oczekiwania na rejestrację działalności, osobistą odpowiedzialność za zobowiązania firmy, a także opodatkowanie i wysokość składek ZUS. Jakie mamy możliwości?

– jednoosobowa działalność gospodarcza jest najprostszą formą rejestracji swojej firmy. Warto wspomnieć również o tym, że wpisanie się do rejestru w tej formie jest bezpłatne i odbywa się najszybciej, bo zaledwie w ciągu jednego dnia. Jest to najlepsze rozwiązanie dla wszystkich tych, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z biznesem i w najbliższym czasie nie planują zatrudniać żadnych pracowników, a ich działalność nie wiąże się z dużym ryzykiem finansowym. Założenie jednoosobowej działalności nie wymaga posiadania kapitału zakładowego, prowadzenia pełnej księgowości, a także daje możliwość korzystania z ulg, takich jak preferencyjny ZUS. Do wad takiego rozwiązania należy zaś odpowiadanie za długi przedsiębiorstwa własnym majątkiem (a także majątkiem należącym do wspólnoty małżeńskiej);

– spółka cywilna, czyli spółka powstała na podstawie pisemnej umowy między co najmniej dwoma wspólnikami. Przy takiej formie wszyscy wspólnicy solidarnie odpowiadają za zobowiązania firmy – najpierw majątkiem łącznym spółki, a w razie potrzeby również własnymi środkami. Do zalet tego wyboru należą niskie koszty rejestracji, brak minimalnego kapitału założycielskiego oraz brak wymogu obecności notariusza podczas spisywania umowy. Wadami są brak osobowości prawnej firmy (co oznacza, że umowy są zawierane w imieniu wspólników, a nie samej spółki), brak szczegółowych regulacji prawnych (co może skutkować trudnościami w rozstrzyganiu konfliktów wewnętrznych), a także osobista odpowiedzialność wspólników;

– spółka osobowa to rodzaj spółki prawa handlowego, który charakteryzuje się brakiem osobowości prawnej przy jednoczesnej możliwości nabywania nieruchomości oraz praw we własnym imieniu, zaciągania zobowiązań, a także pozywania (i bycia pozywaną). Odpowiedzialność za zobowiązania firmy spoczywa na wspólnikach. Do rodzajów spółek osobowych zaliczamy spółkę jawną, partnerską, komandytową, oraz komandytowo-akcyjną;

– spółka kapitałowa jest drugim rodzajem spółki prawa handlowego, która różni się od osobowej tym, że posiada własny kapitał zakładowy, w związku z czym wspólnicy nie ponoszą osobistej odpowiedzialności za zobowiązania przedsiębiorstwa. Wśród rodzajów spółki kapitałowej możemy wyróżnić spółkę akcyjną oraz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Niezwykle ważną decyzją jest również wybór formy opodatkowania naszego biznesu. Nasz wybór powinien być uzależniony m.in. od rodzaju działalności oraz wysokości przychodów. Do wyboru mamy:

– zasady ogólne, czyli opodatkowanie według skali 18% i 32%. Przy takiej formie wymagane jest prowadzenie Książki Przychodów i Rozchodów, czyli KPiR. To rozwiązanie sprawdza się przede wszystkim w przypadku firm, których dochody nie są wyższe niż 85 tysięcy złotych w skali roku, a także tych, które mają wysokie koszty oraz przedsiębiorców, którym zależy na możliwości skorzystania z kwoty wolnej od podatku lub ulgi prorodzinnej;

– podatek liniowy, który wynosi 19%. Przedsiębiorca, który się na niego zdecyduje, musi prowadzić KPiR oraz nie może skorzystać z żadnych ulg. Tę opcję warto wybrać w przypadku, kiedy nasze dochody znacznie przekraczają 85 tysięcy złotych rocznie;

– ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, czyli podatek, którego wysokość zależy od przychodów (może to być od 3% do 20%). W tej sytuacji nie musimy prowadzić KPiR, a także nie mamy możliwości obniżenia podstawy opodatkowania o koszty (wyjątkiem są wolne zawody);

– karta podatkowa, która zakłada płacenie stałej kwoty podatku – możemy jedynie wybrać, czy chcemy robić to raz w miesiącu czy raz na kwartał (ta ostatnia możliwość przysługuje osobom, które rozpoczęły działalność w tym samym roku lub należą do tzw. małych podatników.

Krok po kroku – zakładamy jednoosobową działalność gospodarczą 

Większość formalności związanych z zarejestrowaniem własnej działalności gospodarczej odbywa się poprzez wypełnienie specjalnego formularza o nazwie CEIDG-1. Pełni on jednocześnie funkcje wniosku o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON, oświadczenia o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, wniosku o nadanie numeru NIP, a także zgłoszenia (lub zmiany zgłoszenia) płatnika składek do ZUS. Jeśli wybraną przez nas formą prawną jest spółka cywilna, formularz CEIDG-1 musi zostać złożony przez każdego ze wspólników. Istnieje kilka dróg dopełnienia tych formalności. Tradycyjny polega na udaniu się do urzędu gminy, pobraniu druku, wypełnieniu go oraz przekazaniu go urzędnikowi. Możemy również ułatwić sobie zadanie, wypełniając wniosek online i drukując go w domu lub pobierając ze strony specjalny kod, dzięki któremu urzędnik będzie w stanie dotrzeć do naszych dokumentów, wydrukować je i przedstawić nam do podpisania. Najwygodniejszą możliwością jest, oczywiście, wypełnienie, podpisanie i przesłanie formularza za pośrednictwem sieci (czyli w ogóle bez wychodzenia z domu), jednak jest ona dostępna jedynie dla osób posiadających podpis elektroniczny. Kiedy już zarejestrujemy swoją działalność, musimy udać się do urzędu skarbowego, w którym zarejestrujemy się jako podatnik podatku VAT, składając formularz VAT-R. W przypadku spółki cywilnej dochodzi do tego obowiązek dopełnienia formalności związanych z podatkiem cywilnoprawnym, czyli złożenia deklaracji PCC-3.

Powyższe zasady dotyczą większości firm, jednak nie należy zapominać, że w przypadku niektórych rodzajów działalności do ich założenia potrzebne jest uzyskanie od państwa różnego rodzaju licencji lub koncesji. Takie ograniczenia dotyczą m.in. prowadzenia stacji benzynowej lub banku, a także sprzedaży alkoholu.

Ostatnią kwestią, o której z pewnością należy wspomnieć, są składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Z perspektywy ZUS-u przedsiębiorca pełni dwie role: jest płatnikiem (czyli osobą uiszczającą składki) oraz ubezpieczonym. Pamiętajmy, że składki nie są takie same dla wszystkich właścicieli firm. W momencie, gdy otwieramy nowy biznes, w ramach tzw. „ulgi na start” przysługuje nam 6 miesięcy wolnych od opłacania składek. Po tym czasie przez 2 lata możemy uiszczać stawkę preferencyjną (która obecnie wynosi 502 zł przy podstawowym pakiecie lub 520 zł, jeśli zdecydujemy się na nieobowiązkowe ubezpieczenie chorobowe). Po upływie 2,5 roku od założenia działalności przechodzimy na pełne składki w wysokości 974,65 zł na miesiąc. Jednak jeśli nasz przychód w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył 30-krotności kwoty minimalnego wynagrodzenia, możemy skorzystać z ulgi nazywanej Małym ZUS-em. W tym roku minimalna pensja wynosiła 2100 zł brutto, w związku z czym jeśli przychód z naszej działalności nie przekroczy 63000 zł rocznie, możemy opłacać Mały ZUS w wysokości 630 zł.